CalenGoo - Calendar and Tasks

Kalenterin pitäisi auttaa hahmottamaan päivää, ei tehdä siitä uutta projektia. Siksi arvioin CalenGoota ennen kaikkea sen perusteella, miten selkeästi se tuo tapaamiset ja tehtävät näkyviin erilaisissa arjen tilanteissa. Kyseessä on Gunia UG (haftungsbeschränkt) -yhtiön maksullinen tuottavuussovellus: sen hinta on 5,39 €, ikäraja PEGI 3, ja sillä on 4,5 tähden keskiarvo 9,2 tuhannen arvion perusteella. Se on julkaistu 7.1.2011, ja Androidilla asennuksia on yli 100 000. Minusta nämä luvut antavat taustaa, mutta sopivuus ratkeaa lopulta siinä, tuntuuko oma kalenterisi luontevalta käyttää.

Käyttökokemus ja ominaisuudet

Kun arvioin kalenteria arjen apuvälineenä, minua kiinnostaa erityisesti se, miten sen valinnat vaikuttavat tiedon hahmottamiseen eikä vain se, kuinka monta asetusta löytyy. Käyttökokemus ja ominaisuudet -osiossa tarkastelen luettavuutta, erilaisia käyttötilanteita ja sitä, miten muokattavuus voi helpottaa suunnittelua tai vaatia vastavuoroisesti hieman totuttelua.

Luettavuus ja navigointi kiireisessä arjessa

Ensimmäinen asia, joka kiinnittää huomion, kun avaat CalenGoo-sovelluksen, on sen intuitiivinen käyttöliittymä. Se on suunniteltu niin, että kaiken oleellisen löytää helposti. Voit synkronoida sovelluksen Google Kalenterin kanssa, mikä on ehdottoman kätevää, jos käytät Googlen palveluita paljon. Synkronointi tapahtuu saumattomasti, joten sinun ei tarvitse huolehtia tietojen menettämisestä tai kaksoiskirjauksista.

Yksi sovelluksen parhaista puolista on sen monipuoliset näkymävaihtoehdot. Voit tarkastella aikatauluasi päivän, viikon tai kuukauden näkymässä. Viikonäkymä on erityisen hyödyllinen niille, jotka haluavat nähdä koko viikon yhdellä silmäyksellä. Lisäksi, jos olet visuaalinen ihminen, arvostat varmasti värikoodausmahdollisuuksia, jotka tekevät tehtävien ja tapaamisten erottamisen nopeaksi ja helpoksi.

Näkymän valinta kannattaa tehdä tilanteen mukaan, eikä lukita itseään yhteen tapaan käyttää kalenteria. Päivänäkymä auttaa tarkistamaan seuraavan tapaamisen ja siirtymään nopeasti yksittäisestä merkinnästä toiseen; viikkonäkymä taas paljastaa, mihin kohtiin on jäänyt tyhjää ja kasaantuvatko menot samoille päiville. Kuukausinäkymä on hyödyllinen, kun suunnittelen tulevaa, mutta yksittäisten tapahtumien yksityiskohtia varten vaihdan mielelläni lähemmäs. Tällainen näkymien vaihtelu on käytännöllisempää kuin yrittää ahtaa sekä pitkän aikavälin suunnitelma että päivän pienet tehtävät samaan ruutuun.

Väreistä saa eniten hyötyä, kun niille antaa johdonmukaisen merkityksen. Voin esimerkiksi erottaa työmenot, henkilökohtaiset menot ja määräajat toisistaan, mutta jos jokainen tapahtuma saa oman värin, kokonaisuus muuttuu helposti kirjavaksi. Tässä kohtaa sovelluksen muokattavuus vaatii käyttäjältä pientä suunnittelua: pari selkeää luokkaa voi auttaa hahmottamaan viikkoa paremmin kuin värien loputon lisääminen. Jos värit eivät ole itselle luotettava tapa erotella asioita, kannattaa samalla tarkistaa tapahtumien nimet ja kellonajat eikä nojata pelkkään sävyyn.

Tehtävät osana realistista päiväsuunnitelmaa

Tehtävien hallinta on toinen alue, jossa CalenGoo loistaa. Voit luoda tehtäviä ja asettaa niille määräaikoja, mikä auttaa sinua pysymään ajan tasalla kaikista tehtävistäsi. Tehtävät voidaan myös asettaa toistuviksi, mikä on kätevää, jos sinulla on säännöllisiä velvoitteita. Lisäksi, jos olet unohtelija, muistutustoiminnot varmistavat, että et unohda tärkeitä tehtäviä tai tapaamisia.

Toistuvista tehtävistä on eniten apua silloin, kun velvoite todella palaa samanlaisena, kuten viikoittainen valmistelu tai säännöllinen muistettava asia. Jos jokin tehtävä muuttuu usein, liian pitkälle asetettu toisto voi tuottaa vanhentuneita merkintöjä, joten tarkistaisin poikkeukset kalenterista säännöllisesti. Määräajan näkyminen kalenterissa auttaa myös erottamaan tehtävän sovitusta tapaamisesta: tehtävä on asia, joka on saatava valmiiksi, kun taas tapaaminen varaa tietyn ajan. Tämä ero estää minua täyttämästä koko päivää tehtävälistan nimikkeillä ikään kuin ne olisivat kaikki yhtä sitovia menoja.

Kuvitellaan tavallinen arkipäivä: aamulla tarkistan päivän tapaamiset, lisään tehtävän ennen iltapäivän määräaikaa ja vilkaisen viikkonäkymästä, jääkö valmistelulle tilaa. Kun toistuva kotityö tai työasia on merkitty erikseen, sitä ei tarvitse kirjoittaa joka viikko uudelleen. Jos suunnitelma muuttuu, kalenterin arvo ei ole siinä, että se pakottaisi noudattamaan alkuperäistä aikataulua, vaan siinä, että näen uuden tilanteen yhdellä silmäyksellä ja voin siirtää huomion seuraavaan tärkeään asiaan. Tämä on käyttökelpoinen työnkulku sekä yksin aikataulua hallitsevalle että ihmiselle, joka sovittaa yhteen työtä, asiointia ja perheen menoja.

Muistutukset kannattaa suhteuttaa siihen, miten itse reagoin ilmoituksiin. Jos jokaisesta pienestä tehtävästä tulee hälytys, tärkeät muistutukset voivat hukkua muiden joukkoon; jos taas ilmoituksia on liian vähän, kalenteri saattaa jäädä vain jälkikäteen katsottavaksi. Käytännöllinen ratkaisu on varata muistutus sellaisiin tapaamisiin ja määräaikoihin, joiden unohtamisella olisi oikea seuraus, ja käyttää näkymiä tavallisten tehtävien seurantaan. Näin sovellus tukee muistia ilman, että siitä tulee jatkuva keskeytysten lähde.

Muokattavuus, luettavuus ja aistikuormitus

CalenGoo tarjoaa myös laajat kustomointimahdollisuudet, mikä tekee siitä erittäin muokattavan työkalun. Voit säätää fontteja, värejä ja näkymien asetteluja juuri sellaisiksi kuin haluat. Tämä tekee sovelluksesta henkilökohtaisemman ja miellyttävämmän käyttää päivittäin. Kustomointien ansiosta voit luoda kalenterin, joka heijastaa juuri sinun työtapojasi ja tarpeitasi.

Muokkauksesta on konkreettista hyötyä, jos oletusnäkymä tuntuu liian tiiviiltä tai värit vaikeilta erottaa. Fontin ja asettelun säätäminen voi helpottaa nopeaa silmäilyä, mutta oma paras ratkaisu löytyy yleensä kokeilemalla kalenteria oikeilla tapahtumilla, ei tyhjällä viikkoruudukolla. Kannattaa lisätä ensin muutama tavallinen työ- ja vapaa-ajan merkintä ja katsoa, erottuvatko nimet ja kellonajat vaivatta. Jos näkymä tuntuu ruuhkaiselta, kaikkea ei tarvitse näyttää yhtä aikaa: suunnitteluun sopiva laaja näkymä ja päivän tarkistamiseen sopiva tiiviimpi näkymä voivat palvella eri tarkoituksia.

Aistiherkkyyden näkökulmasta värien rauhallinen käyttö voi tehdä kalenterista miellyttävämmän, mutta sama värijärjestelmä ei toimi kaikille. Tapahtumien erottamista ei kannata rakentaa yhden visuaalisen vihjeen varaan, jos kontrasti tai värien tunnistaminen on hankalaa. Myös muistutusten määrä vaikuttaa kokemukseen: useat ilmoitukset voivat auttaa muistamaan, mutta keskeyttää keskittymisen. Siksi aloittaisin maltillisella määrällä ja lisäisin muistutuksia vain niihin kohtiin, joissa niistä on aidosti hyötyä.

Puhelimella käyttötilanne vaikuttaa yhtä paljon kuin asetukset. Nopeassa tarkistuksessa ei aina ole mahdollista pysähtyä selaamaan useita näkymiä, joten etukäteen valittu selkeä värijako ja tapahtumien kuvaavat nimet vähentävät tulkinnan tarvetta. Jos kirjoitan tapaamisen otsikoksi vain epämääräisen sanan, hyväkään kalenterinäkymä ei kerro, mitä minun pitäisi tehdä. Lyhyt mutta täsmällinen otsikko, jossa näkyy asian tarkoitus, tekee merkinnästä helpommin ymmärrettävän myös silloin, kun aikaa on vähän.

Eri kalenterit ja laitteet samassa työnkulussa

Sovellus ei ole vain yhteensopiva Google Kalenterin kanssa, vaan se tukee myös muita kalenteripalveluita kuten iCloudia ja Exchangea. Tämä tekee CalenGoosta loistavan valinnan niille, jotka käyttävät useita eri palveluita. Lisäksi integraatiot muiden sovellusten kanssa, kuten Evernote ja Dropbox, tarjoavat lisää joustavuutta tiedostojen hallintaan ja muistiinpanojen tekemiseen.

Usean palvelun tuki on hyödyllinen erityisesti silloin, kun työkalenteria ei voi vaihtaa mutta henkilökohtaiset menot ovat toisessa palvelussa. Ennen kuin luotan yhdistettyyn näkymään, tarkistaisin rauhassa, mitkä kalenterit haluan näkyviin ja miten niiden merkinnät erottuvat toisistaan. Muuten vaarana ei ole vain se, että jokin unohtuu, vaan myös se, että kiireinen viikko näyttää yhdeltä erottamattomalta tapahtumien massalta. Jos eri palveluissa on päällekkäisiä merkintöjä, niiden järjestäminen kannattaa tehdä lähdekalenterissa eikä yrittää korjata jokaista epäselvyyttä vain näkymää muokkaamalla.

Muistiinpanoihin ja tiedostoihin liittyvä työnkulku kannattaa pitää tarkoituksenmukaisena: kalenteri kertoo, milloin jokin asia tapahtuu, ja siihen liittyvät muistiinpanot auttavat palauttamaan mieleen, mitä valmistelua tarvitaan. Jos käytät Evernotea tai Dropboxia, niiden mainittu tuki voi sopia tähän kokonaisuuteen, mutta en rakentaisi tärkeää suunnitelmaa usean sovelluksen varaan ennen kuin olen kokeillut, miten oma arki niissä käytännössä toimii. Yksinkertaisessa tapaamisessa kalenterimerkintä riittää; monivaiheisessa työssä erillinen muistio voi olla selkeämpi kuin pitkä otsikko.

CalenGoo on myös saatavilla sekä Androidille että iOS:lle, mikä tekee siitä loistavan vaihtoehdon riippumatta siitä, mitä laitetta käytät. Tämä monialustaisuus antaa sinulle mahdollisuuden käyttää samaa sovellusta kaikilla laitteillasi, mikä tekee elämästäsi hieman helpompaa.

Missä se on vahva – ja missä vaihtoehto voi olla parempi

CalenGoo sopii minusta parhaiten ihmiselle, joka haluaa samaan kalenterityökaluun päivä-, viikko- ja kuukausitason suunnittelua, tehtävien määräaikoja, toistoja ja paljon mahdollisuuksia muokata näkymää. Se voi olla hyvä valinta myös silloin, kun arjessa on useita kalenteripalveluita ja haluat tarkastella niitä yhdestä paikasta. Sen sijaan käyttäjä, joka tarvitsee vain muutaman tapaamisen kuukaudessa, saattaa pärjätä puhelimen valmiilla kalenterilla ilman erillisen maksullisen sovelluksen opettelua.

Vertailussa tavalliseen puhelimen peruskalenteriin CalenGoon vahvuus on laajempi muokattavuus ja tehtävien tuominen osaksi aikataulun suunnittelua. Peruskalenteri voi silti olla parempi, jos arvostat mahdollisimman vähää säätämistä tai haluat pysyä laitteen oletustyökaluissa. Erillinen tehtävälistasovellus puolestaan voi tuntua selkeämmältä, jos tehtäviä on paljon ja haluat käsitellä niitä kalenterista riippumatta. CalenGoo on parhaimmillaan silloin, kun tehtävän määräaika ja vapaa aika pitää nähdä yhdessä, ei silloin, kun tarvitset ensisijaisesti pitkän projektin tehtävärakenteen.

Ostopäätöksessä miettisin ensin, käytänkö tarpeeksi usein niitä ominaisuuksia, joita peruskalenteri ei omassa arjessani hoida. Hinta on 5,39 €, joten kyse ei ole ilmaisesta kokeilusta, mutta maksullisuus voi olla perusteltu, jos näkymien muokkaus, toistuvat tehtävät ja useiden kalenterien käyttö säästävät päivittäin aikaa. Jos en ole varma, tekisin ensin listan nykyisistä hankaluuksista: jääkö määräaikoja huomaamatta, onko viikko vaikea hahmottaa vai ovatko eri palveluiden menot hajallaan? Jos mikään näistä ei ole todellinen ongelma, lisäasetukset voivat olla enemmän työtä kuin hyötyä.

Tilannekohtainen käyttö ja jäljelle jäävät esteet

Kalenteri on apuna vasta, kun siihen pääsee käsiksi oikealla hetkellä. Bussipysäkillä saatan tarkistaa vain seuraavan menon; kotona voin puolestaan pysähtyä järjestämään koko viikon. CalenGoon eri näkymät tukevat näitä erilaisia tarkistustapoja, mutta käytännössä hyöty riippuu siitä, kuinka helposti löydän tarvitsemani tiedon pieneltä näytöltä ja kuinka selkeästi olen nimennyt merkintäni. Jos kiireessä tarvitsee vain tietää, minne mennä seuraavaksi, tapahtuman selkeä otsikko ja kellonaika ovat olennaisempia kuin monimutkainen värikoodaus.

Toinen tärkeä käyttötilanne on viikkosuunnittelu silloin, kun energia tai keskittyminen vaihtelee. Kuukausinäkymä voi auttaa näkemään lähestyvät määräajat ilman, että jokaista päivää tarvitsee avata, kun taas päivänäkymä rajaa huomion siihen, mitä on tehtävä nyt. Minusta tämä tekee sovelluksesta joustavan, mutta samalla käyttäjän täytyy päättää, mikä näkymä auttaa missäkin tilanteessa. Jos vaihtaminen ja asetusten kokeilu tuntuu kuormittavalta, yksinkertainen kalenteri, jossa on tuttu ja vakaa näkymä, voi olla parempi valinta.

Moottoristen tarpeiden kannalta muokattava asettelu voi auttaa tekemään tärkeistä tiedoista helpommin havaittavia, mutta se ei yksin ratkaise napauttamisen tai tekstin syöttämisen vaikeuksia. Jos kalenteriin lisätään paljon pieniä merkintöjä liikkeellä ollessa, virheiden mahdollisuus kasvaa missä tahansa puhelinsovelluksessa. Minun käytännön neuvoni on lisätä monimutkaisemmat tapahtumat rauhassa ja käyttää kiireessä sovellusta ensisijaisesti tarkistamiseen. Näin pieni näyttö tai kiireinen ympäristö ei pakota tekemään kaikkia suunnittelupäätöksiä lennossa.

Myös aistiympäristö ratkaisee: kirkkaassa ulkovalossa tai meluisassa paikassa kalenteria voi joutua käyttämään nopeasti ja keskeytyksissä. Tällöin etukäteen siisti näkymä ja yksiselitteiset tapahtumien nimet ovat suureksi avuksi. Jos taas ruutuun tulee liikaa tietoa, muokattavuus voi kääntyä itseään vastaan. Sovelluksen joustavuus ei automaattisesti tarkoita, että jokainen käyttäjä löytää heti itselleen sopivan näkymän; se antaa välineitä säätämiseen, mutta alkuun pääseminen vaatii hieman kokeilua.

Kenelle suosittelisin sitä

Suosittelisin CalenGoota ihmiselle, joka suunnittelee viikkoaan aktiivisesti ja haluaa nähdä tapaamiset sekä määräaikaiset tehtävät rinnakkain. Se sopii erityisesti käyttäjälle, joka pitää väreistä ja näkymien säätämisestä ja jolla on jo käytössä Google Kalenteri, iCloud tai Exchange. Myös säännölliset tehtävät voivat hyötyä toistomerkinnöistä, kunhan niiden poikkeukset tarkistetaan eikä kalenteriin jätetä vanhentunutta rutiinia pyörimään huomaamatta.

Jättäisin sen väliin, jos haluan vain nopeasti lisätä satunnaisen tapaamisen, en tarvitse tehtäviä kalenteriin enkä viitsi opetella asetuksia. Samoin ihminen, jolle ilmoitusten tai ruudulla olevan tiedon määrä kuormittaa, saattaa viihtyä paremmin yksinkertaisemmassa vaihtoehdossa, jossa näkyvissä on vähemmän valintoja. En pitäisi monipuolisuutta kaikkien etuna: ominaisuus on arvokas vasta, kun se ratkaisee toistuvan ongelman.

Ennen kuin teen sovelluksesta oman pääkalenterini, kokeilisin sitä tavallisen viikon ajan rinnakkain nykyisen tavan kanssa. Aloittaisin lisäämällä vain tärkeimmät menot ja yhden toistuvan tehtävän, valitsisin rauhallisen värijaon ja tarkistaisin, löytyvätkö päivän tapahtumat nopeasti. Jos viikkonäkymä auttaa löytämään paremmin valmisteluajalle tilaa, sovellus on jo tehnyt jotain hyödyllistä. Jos huomaan käyttäväni enemmän aikaa näkymän säätämiseen kuin aikataulun hallintaan, se on selvä merkki siitä, että kevyempi kalenteri sopii minulle paremmin.

Yhteenveto

Kaiken kaikkiaan CalenGoo on tehokas työkalu, joka auttaa sinua pysymään ajan tasalla kiireisessä arjessa. Sen intuitiivinen käyttöliittymä, monipuoliset kustomointimahdollisuudet ja laaja yhteensopivuus tekevät siitä houkuttelevan vaihtoehdon kenelle tahansa, joka etsii luotettavaa kalenteri- ja tehtäväsovellusta. Vaikka markkinoilla on muitakin vaihtoehtoja, CalenGoo erottuu joukosta yksinkertaisuudellaan ja tehokkuudellaan.

Jos etsit sovellusta, joka pitää päivän kulun järjestyksessä ilman turhia monimutkaisuuksia, kannattaa ehdottomasti antaa CalenGoolle mahdollisuus. Tämä sovellus voi olla juuri se työkalu, jota tarvitset päivittäisten tehtäviesi hallintaan.